Questions fréquentes
Vos questions, nos réponses.
L'essentiel en quelques lignes sur l'hébergement, le classement et l'ouverture d'un espace.
Où sont hébergées mes données ?
Vos documents sont stockés chez Scaleway, hébergeur français, dans sa région de Paris. La base de données isole chaque client, si bien qu\'un compte ne peut techniquement pas lire les données d'un autre.
Une intelligence artificielle lit-elle mes documents ?
Pas pour les classer. Le classement repose sur un rapprochement avec votre propre patrimoine (références, bâtiments, étages, lots) et avec le référentiel des contrôles. Il se fait sur nos serveurs, sans service d'IA externe, et chaque proposition est validée par une personne avant d'entrer dans votre espace.
Comment mes documents arrivent-ils dans Smart BGD ?
Chaque espace dispose d'une adresse de réception dédiée. Vous, vos prestataires ou vos diagnostiqueurs y envoyez les rapports en pièce jointe, un par un ou dans une archive ZIP. Vous pouvez aussi les déposer par glisser-déposer. Une convention d'objet du type [Société][Référence][Bâtiment][Étage][Lot] permet un pré-classement immédiat.
Quels contrôles réglementaires sont couverts ?
Le référentiel compte aujourd'hui 73 contrôles : ascenseurs, sécurité incendie, électricité, éclairage de sécurité, levage, équipements sous pression, amiante, plomb, termites, installations thermiques… Chacun avec sa périodicité et son texte de référence. Vous pouvez aussi créer vos propres contrôles.
Comment sont calculées les échéances ?
La prochaine échéance part de la date du dernier contrôle et de la périodicité du contrôle. Vous êtes alerté à 60 puis à 30 jours, et les contrôles dépassés remontent en tête de votre tableau de bord.
Faut-il une campagne de collecte ou une saisie initiale ?
Non. Vous partez de vos documents existants, et chaque rapport classé renseigne le contrôle concerné. Votre patrimoine (références, bâtiments, lots) peut être importé depuis un tableur.
Puis-je donner un accès limité à un tiers ?
Oui. Chaque utilisateur a un rôle, et l'accès peut être restreint à certaines sociétés ou à certains bâtiments : un prestataire ne voit que les biens qui le concernent.
Comment ouvrir un espace ?
Remplissez la demande d'accès. Notre équipe la valide et prépare votre espace ; vos identifiants arrivent ensuite par e-mail, avec un mot de passe à changer à la première connexion.
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Une autre question ? Parlons de votre patrimoine.
Notre équipe prépare votre espace avec sa boîte de réception documentaire, le référentiel des contrôles et les accès de vos collaborateurs.